Jenis-Jenis Surat

A. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya. Dikarenakan sifatnya yang resmi, dalam surat terdapat hubungan yang bersifat lugas dan seperlunya saja (langsung pad pokok pembicaraan atau permasalahan yang ingin disampaikan). Beberapa jenis surat yang tergolong surat resmi sebagai berikut:

1. pengumuman,

2. surat edaran,

3. surat permohonan, 

4. surat laporan,

5. surat pengantar,

6. surat keputusan,

7. surat instruksi,

8. surat tugas,

9. surat kuasa,

10. surat lamaran pekerjaan,

11. surat undangan resmi,

12. surat perjanjian, dan

13. nota dinas.

Catatan:

Surat perjanjian, surat sewa-menyewa rumah/ tanah, surat jual-beli, surat wasiat, akta dan yang sejenis dengan itu biasanya disebut surat dinas tetapi tetap bersifat resmi. Surat-surat semacam itu dapat digunakan sebagai bukti pengadilan.

B. Surat Keluarga

Surat keluarga atau surat pribadi adalah surat yang berisi hubungan antara seseorang dengan orang lain. Isinya dapat berupa perkenalan, permintaan maaf, ucapan terimakasih, berita keluarga, ucapan duka cita, ucapan selamat atau sukacita, undangan, dan lain sebagainya.

C. Surat Niaga

1. Surat Penawaran

Surat penawaran memberi informasi tentang: a) nama barang yang ditawarkan dan jenisnya, b) kualitas atau spesifikasi, c) harga, d) potongan, e) cara pemesanan, f) cara pembayaran, g) syarat penyerahan, h) layanan purnajual (garansi), i) contoh barang (sampel).

Surat penawaran dapat dibuat berdasarkan iklan atau permintaan penawaran, kalimat pembukanya perlu menyebutkan iklan atau permintaan penawaran tersebut. Misalnya:

- Sehubungan dengan iklan Saudara dalam ... yang menyatakan bahwa Saudara mencari ...

- Kami telah membaca iklan Saudara dalam ... yang menyatakan bahwa Saudara membutuhkan ...

- Memenuhi surat Saudara tanggal ..., dengan ini kami kirimkan daftar harga (brosur) ...

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat ini dibuat oleh calon konsumen karena tertarik terhadap suatu produk. Surat ini biasanya mengemukakan hal-hal sebagai berikut:

a. Menyatakan tertarik terhadap suatu produk.

b. Minta brosur atau informasi harga dan lain-lain yang berkaitan dengan pemesanan, seperti cara pembayaran, cara pengiriman, dan lain-lain.

c. Minta balasan secepatnya agar segera dapat melakukan pemesanan.

3. Surat Pesanan

Surat pesanan perlu memuat:

a. jenis barang yang dipesan

b. kualitas/ spesifikasi barang

c. jumlah barang

d. harga dan cara pembayaran

e. potongan

f. syarat pengiriman

Kalau pesanan dibuat berdasarkan surat penawaran atau iklan, kalimat pembukanya perlu menyebut surat pesanan atau iklan tersebut.

Contoh: 

- Surat Saudara tanggal ... beserta contohnya telah kami terima. Untuk itu kami harap Saudara mengirimkan ...

- Menjawab surat Saudara tanggal ..., dengan ini kami ...

- Kami telah membawa iklan Saudara pada ... mengenai penawaran ... . Oleh karena persedian kami habis, ...

- Berkenan dengan iklan Saudara dalam ... tanggal ..., dengan ini kami memesan ...

- Kami tertarik dengan iklan Saudara dalam ... tanggal ..., maka dengan ini kami mengirim wesel untuk ...

4. Surat Pengaduan

Dalam hubungan niaga sering terjadi kekecewaan pada salah satu pihak. Kekecewaan itu antara lain karena: jumlah atau kualitas barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan pengiriman, atau pengingkaran isi perjanjian. Pihak yang merasa dirugikan biasanya membuat surat pengaduan. Berikut ini contoh-contoh kalimat pembuka surat pengaduan:

- Barang yang kami pesan telah kami terima. Akan tetapi, kami kecewa karena pengiriman barang tersebut mengalami keterlambatan bahkan melampaui waktu yang sudah ditentukan, sehingga ...

- Barang yang Saudara kirimkan telah sampai di tempat kami. Tapi mutunya tidak sesuai dengan yang kami pesan.

- Kiriman TV merk X telah kami terima. Namun, ternyata ketika kami buka peti no.5 tidak dilapis dengan baik sehingga kaca layar TV-nya pecah.

- Sebagaimana telah kita sepakati dalam surat perjanjian bahwa setelah pelunasan pembayaran, rumah segera dikosongkan. Namun, ternyata sampai saat ini rumah tersebut masih ada yang menempati, maka ...

Meskipun pengaduan berisi kekecewaan tapi isi pesan yang disampaikan sebaiknya diungkapkan dengan sopan dan tidak emosional.

Dalam surat pengaduan dicantumkan pula tuntuan (klaim) dari pihak yang dirugikan. Klain itu dapat berupa: meminta pemenuhan jumlah, permintaan potongan harga, permintaan penggantian barang, pembatalan, atau pun ganti rugi yang disesuaikan dengan kerugian yang didapat.

D. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan berisi permohonan untuk bekerja pada suatu tempat. Hal yang perlu dikemukakan dalam surat lamaran di samping identitas diri adalah jasa yang dapat diberikan, pendidikan, kecakapan atau keahlian, serta pengalaman yang secara singkat disebut kualifikasi.

Pembuatan surat lamaran perlu memerhatikan ketentuan-ketentuan penulisan seperti:

- bentuk surat

- bahasa yang baik dan benar

- tulisan bersih, mudah dibaca, sesuai dengan kaidah ejaan

- bagian-bagiannya lengkap (meliputi: hal, tempat/ tanggal pembuatan surat, alamat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama jelas)

Surat lamaran pekerjaan dapat diajukan berdasarkan:

1. Iklan, menggunakan salam pembuka: 

- Setelah membaca iklan yang dimuat dalam harian ... tanggal ... yang isinya menyatakan bahwa ... 

- Dalam harian ... tanggal ... saya membaca iklan yang menyatakan bahwa PT XXX membutuhkan ... . Berdasarkan dengan hal tersebut maka ...

2. Informasi seseorang:

- Menurut informasi dari Bapak ..., pada bagian ..., perusahaan membutuhkan ... . Sehubungan dengan hal itu maka ...

3. Pengumuman resmi dari instansi yang membutuhkan tenaga:

- Berkenaan dengan pengumuman nomor: ... tanggal ... tentang penerimaan karyawan PT ... maka yang bertanda tangan di bawah ini: ...

4. Permohonan instansi pada sekolah:

- Setelah mendapat informasi dari kepala sekolah tentang permohonan tenaga kerja ...

5. Inisiatif sendiri:

- Yang bertanda tangan di bawah ini, ... dengan ini mengajukan permohonan untuk diterima sebagai karyawan pada ...

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam surat lamaran pekerjaan:

a. Daftar riwayat hidup

b. Fotokopi ijazah terakhir

c. Sertifikat-sertifikat (terkait dengan bidang yang ingin dilamar)

d. SKKB (Surat Keterangan Berkelakukan Baik)

e. Pas foto

Selain itu, instansi atau lembaga tertentu juga meminta persyaratan lain, misalnya:

a. Surat keterangan pengalaman kerja,

b. Surat keterangan berbadan sehat,

c. Surat izin orang tua, dan lain-lain. 

Daftar riwayat hidup (Curiculum Vitae) sebagai lampiran surat lamaran pekerjaan berisi hal-hal sebagai berikut:

a. nama

b. tempat dan tanggal lahir

c. alamat

d. nomor KTP

e. agama

f. jenis kelamin

g. tinggi dan berat badan

h. warga negara

i. status perkawinan

j. suami/istri (nama, umur, pekerjaan, alamat)

k. anak (nama, tanggal lahir, umur, pekerjaan)

l. orang tua (ayah dan ibu)

m. riwayat pendidikan (SD, SMP, SMA, Perguruan Tinggi)

n. kursus-kursus 

o. pengalaman kerja

p. prestasi

q. pernyataan yang menyatakan bahwa daftar riwayat hidup tersebut dibuat dengan sebenarnya

r. tempat tanggal pembuatan surat

s. tanda tangan dan nama jelas